Hiện nay có vô vàn cách chấm công như chấm bằng thẻ giấy, thẻ từ, khuôn mặt, vân tay… Nhưng bảng chấm công vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Bảng chấm công là một phương pháp rất hiệu quả trong việc ghi chép lại ngày công làm việc của nhân viên. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn các cách sử dụng bảng chấm công tối ưu nhất.
1. Mục đích của bảng chấm công
Bảng chấm công là một trong những công cụ phổ biến mà nhiều công ty sử dụng để theo dõi ngày công làm việc. Nhờ vào bảng chấm công có thể nắm chính xác được số ngày công thực tế, ngày nghỉ hoặc nghỉ hưởng BHXH,… Dựa vào đó kế toán có thể đảm bảo tính toán kỹ lưỡng và đầy đủ số lương hoặc thưởng nhân viên nhận được. Hiện nay có nhiều phương pháp chấm công. Tùy vào doanh nghiệp mà có thể chấm công theo ngày, theo giờ hoặc nghỉ bù. Bảng chấm công là căn cứ giúp người lao động bảo đảm hưởng các quyền lợi dành cho mình.
Mẫu bảng chấm công
2. Cách tạo bảng chấm công trong excel
Bảng chấm công thường sẽ được tạo trong file Excel. Việc tạo một bảng chấm công hoàn chỉnh trong Excel vô cùng đơn giản. Cần phải biết được mình tạo file sẽ có những nội dung gì, yếu tố nào, có bao nhiêu sheet… Ngày tháng năm cần ghi rõ và đầy đủ trong bảng chấm công. Đặt các ký hiệu đồng nhất để chấm công cho mỗi nhân viên. Hoặc nếu bạn vẫn thấy khó khăn khi không biết được cần tạo bao nhiêu sheet là đủ thì có thể áp dụng công thức phổ biến sau đây.
2.1. Bố cục của các sheet
Thường sẽ có 13 sheet trong đó 12 sheet đại diện cho 12 tháng trong năm còn cột còn lại sẽ là danh sách nhân viên. Khi bắt đầu làm ta sẽ làm trước 2 sheet. Sheet 1 là danh sách tên các nhân viên. Sheet 2 là tháng 1 (tháng đầu tiên). Sau khi hoàn thiện xong tháng 1 thì các tháng còn lại bạn chỉ việc copy rồi chỉnh sửa đổi tên.
Nội dung sheet 1: tên và các dữ liệu liên quan đến nhân viên như ngày sinh, mã nhân viên, quê quán, số CMND, ngày vào làm,…
Nội dung sheet 1
Nội dung sheet 2: Vẽ khung bảng chấm công với các cột như mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (tương ứng với số ngày tháng đó). Còn có cả cột quy ra công và phần ghi chú. Bạn có thể thu gọn các cột bằng cách bôi đen phần cần thu lại và nhấn Command Column Width. Sau đó chọn 3,13 tương ứng 30 pixels.
Nội dung sheet 2
Đặc biệt không quên chính là các ký hiệu tượng trưng cho ngày công làm việc. Dưới phần bảng chấm công không thể nào thiếu đi phần quan trọng này được. Các ký hiệu để đánh dấu ngày công thường được dân công sở biết đến như:
- Ngày công thực tế của nhân viên: X
- Tính nửa ngày công: v
- Nghỉ nhưng hưởng lương: P
- Nghỉ không có lương: K
- Lý do ốm đau, thai sản: O
2.2. Hàm công thức được dùng để tạo bảng trong Excel
Để dễ dàng và thuận tiện hơn, bạn có thể học hỏi thêm vài hàm công thức thường được áp dụng trong Excel tính bảng công. Hàm công thức phổ biến thường sử dụng đó là countif. Mục đích của hàm countif là đếm số lần xuất hiện của giá. Ngày công thực tế của nhân viên sẽ áp dụng công thức: =countif($E11:$A11;$G$34). Tính toán nửa ngày công sẽ là =countif($E11:$A11;$G$35).
Tính toán hàm công thức Excel
Nghỉ nhưng hưởng lương có công thức = countif($E11:$A11;$G$36) và nghỉ không tính lương là =countif($E11:$A11;$G$37). Ốm đau hoặc thai sản đặt hàm =countif($E11:$A11;$G$38).
Hàng cuối cùng của bảng là tổng số công được tính dựa theo yêu cầu tính công của đơn vị.
3. Cách tính bảng chấm công dựa vào dữ liệu máy chấm công
Việc lập bảng chấm công thủ công Excel như vậy cũng rất vất vả đặc biệt là khi có quá đông nhân viên. Hơn nữa đôi lúc cũng sẽ có vài sơ sót nhỏ trong xử lý. Vì vậy việc áp dụng các thiết bị công nghệ hiện đại vào mục đích chấm công rất hợp lý và hiệu quả. Với sự phát triển của công nghệ máy móc hiện nay thì nhiều doanh nghiệp cũng lần lượt áp dụng máy chấm công.
Máy chấm công
Thay vì sử dụng phương pháp thủ công bằng tay là Excel thì máy chấm công hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nhiều. Thiết bị điện tử này có tính chuyên nghiệp và ghi chép giờ giấc đi lại của nhân viên chính xác. Để tính toán, đầu tiên cần xuất file dữ liệu điểm danh từ máy về. Thường cũng sẽ sử dụng Excel để tính lương nhân viên.
Các dữ liệu cơ bản trong máy chấm công bao gồm thông tin như danh sách nhân viên, số công đi làm trong tháng, thời gian OT, thời gian đi lại… Các hàm công thức cơ bản thường dùng trong Excel để tính lương như: hàm and/or, lookup/vlookup, lệnh if, sum/sumif…
Trên đây là những chia sẻ về cách sử dụng bảng chấm công đem lại hiệu quả cho công ty. Và cũng không thể phủ nhận được sự tân tiến khi máy chấm công ra đời giúp ghi chép ngày công dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể tham khảo qua các loại máy chấm công đa dạng kiểu dáng và công dụng đến từ Vinh Nguyễn. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời nhé!
